Bytte regnskapsfører? Slik planlegger du overgangen.

Begynn med hva du vil ha annerledes

Er rapportene for sene? Savner du en samtale om tallene? Eller bruker dere for mye tid på registrering? Skriv ned hva som fungerer og hva dere ønsker å forbedre. Det gjør det lettere å vurdere et nytt tilbud og å avtale en leveranse som faktisk løser behovet.

Et lavere honorar kan være viktig, men sammenlign samme omfang. Avklar om tilbudet inkluderer avstemming, rapportering, oppfølgingsmøter og støtte ved spørsmål. Skill mellom løpende arbeid, etablering og eventuelt oppryddingsarbeid.

Avtal en tydelig skjæringsdato

Gå gjennom eksisterende avtale og avklar oppsigelse og overlevering. Velg deretter et tidspunkt som passer rapporteringsperiodene og kapasiteten hos partene. Et bytte trenger ikke være likt et systembytte; avklar de to beslutningene hver for seg.

Lag en enkel oversikt over oppgavene som ligger nær overtakelsen. Hvem ferdigstiller siste periode? Hvem leverer neste rapport? Hvem følger opp spørsmål om tidligere perioder? Skriv ned navn, oppgave og frist, og del oversikten med dem som er involvert.

Flytt sammenhengen, ikke bare tallene

Den nye regnskapsføreren trenger å forstå statusen på regnskapet. Åpne spørsmål, manglende dokumentasjon og uavklarte differanser bør beskrives sammen med materialet som overleveres. Da slipper dere å oppdage det samme på nytt.

Et standardisert dataformat kan være en del av overføringen. Det erstatter ikke kontroll av bilag, historikk og annet underlag. Be partene beskrive hva som flyttes, hva som blir liggende, og hvordan dere får tilgang senere.

• Regnskapsdata og dokumentasjonen som forklarer postene.
• Oversikt over hva som er avstemt og rapportert.
• Utestående kunde- og leverandørposter som må følges opp.
• Avtaler om bank, betaling, lønn og systemer.
• Avklaring av tilgang til historikk og hvem som oppbevarer materialet.

Gå gjennom tilganger og fullmakter

Lag en oversikt over hvilke systemer regnskapsføreren skal bruke og hvilke handlinger vedkommende skal kunne utføre. Tilgang til å lese, registrere, godkjenne og betale er forskjellige behov. Rettighetene bør følge den avtalte arbeidsdelingen.

Altinn skiller blant annet mellom systemtilgang for egen virksomhet og systemtilgang når noen handler på vegne av klienter. Avklar hvilke tilganger den konkrete leveransen krever, og bruk oppdatert veiledning ved oppsettet.

Planlegg også når tidligere tilganger skal avsluttes. De bør ikke fjernes før nødvendig arbeid og overlevering er avklart, men heller ikke bli stående uten et formål.

Kontroller den første leveransen sammen

Sett av et møte etter den første avtalte rapporteringen. Gå gjennom om tallene henger sammen med tidligere perioder, om dokumentflyten fungerer, og om rapporten svarer på spørsmålene ledelsen har.

Bruk gjerne en konkret transaksjon som kontroll: Kan dere følge en inngående faktura fra mottak og godkjenning til regnskap og betaling? Da tester dere både systemene og arbeidsdelingen. Avklar hvem som følger opp eventuelle avvik.

En ryddig overgang er ferdig når dere har fått en arbeidsform som fungerer i praksis. Først da kan dere vurdere om byttet har løst det dere ønsket å forbedre.